東北大学生活協同組合 諸規則規約

監事監査規則

第1章　総則

（目的）
第1条この規則は、法令及び定款の規定に基づき、東北生活協同組合(以下「組合」という。)の監事の監査に関する基本事項を定めるものである。
（監事の責務）
第2条監事は、組合員の負託を受けた独立の機関として理事の職務の執行を監査することにより、持続的な発展を可能とする組合の健全な運営と社会的信頼に応えるガバナンスを確立する責務を負う。
（監事の職務）
第3条前条の責務を果たすため、監事は、理事会その他重要な会議への出席、理事及び職員等から受領した報告内容の検証、組合の業務及び財産の状況に関する調査等を行い、理事又は職員等に対する助言又は勧告等の意見の表明、理事の行為の差止めなど、必要な措置を適時に講じなければならない。
（監事の心構え）
第4条監事は、独立の立場の保持に努めるとともに、法令及び定款並びにこの規則を遵守し、組合及び組合員、その他の利害関係者のために常に公正不偏な態度をもって、その職務を執行しなければならない。
2監事は、職務上知り得た重要な情報を、他の監事と共有するよう努めなければならない。
3監事は、その職務の遂行上知り得た情報の秘密保持に十分注意しなければならない。
（監事会の設置）
第5条監事は、監査に関する相互の情報の共有、意見の調整及び必要な事項を審議又は決定するために監事会を置く。ただし、監事会は、各監事の権限の行使を妨げることはできない。

第2章　監事の職務

（理事会他重要な会議への出席）
第6条監事は、理事会に出席し、必要に応じ報告を行い、又は意見を述べなければならない。
2監事は、前項以外の重要な会議に出席し、必要に応じ報告を行い、又は意見を述べることができる。
（監査方針及び監査計画等）
第7条監事は、内部統制システムの構築・運用の状況にも留意して、重要性、適時性その他必要な要素を考慮して監査方針を立てた上で、監査対象、監査の方法及び実施時期を監査計画として適切に選定し作成するよう努めるものとする。
2監査方針及び監査計画を作成した場合、監事は代表理事及び理事会に説明するものとする。
（監事監査の実効性を確保する体制）
第8条監事は、監査の実効性を高め、かつ、監査職務を円滑に執行するための体制の確保に努めなければならない。
2前項の体制を確保するため、監事が必要と考えたときは、理事又は理事会に対して、次に掲げる事項に関する必要な協力を要請するものとする。
  1. 監事の職務及び監事会の事務を補助すべき職員（以下「監事スタッフ」という。）に関する事項
  2. 監事スタッフの理事からの独立性に関する事項
  3. 理事及び職員が監事に報告をするための体制その他の監事への報告に関する体制
  4. その他監事の監査が実効的に行われることを確保するための体制
（総代会提出議案・書類等の調査）
第9条監事は、生協法第30条の３第３項において準用する会社法第384条の定めるところにより、理事が総代会に提出しようとする議案、書類、電磁的記録その他の資料を調査しなければならない。
2前項の調査により、法令若しくは定款に違反し、又は著しく不当な事項があると認めるときは、その調査の結果を総代会に報告しなければならない。
（監査費用）
第10条監事は、その職務執行のために必要と認める費用について、組合に請求することができる。組合は、その費用が監事の職務執行に必要でないことを証明した場合を除いて、これを拒むことができない。
2監事は、あらかじめ監査費用の予算を計上するよう努めるとともに、その支出に当たっては、効率性および適正性に留意しなければならない。
（過半数同意事項）
第11条次に掲げる事項の決定は、監事の過半数の同意によって行う。ただし、各監事の権限の行使を妨げない。
  1. 第7条に定める監査方針、監査計画
  2. 第8条第2項に定める監査の実効性の確保に関する理事又は理事会への協力の要請の内容
  3. 第10条第2項に定める監査費用の予算
  4. 監事による総代会の招集に関する事項
  5. 監事スタッフの人事に関する事項の同意
  6. 監査についての規則等の設定、変更又は廃止
  7. 監査に関する基準の設定、変更又は廃止
  8. 特定監事及び監事会議長の互選
（全員同意事項）
第12条次に掲げる事項の決定は、監事全員の同意を得なければならない。
  1. 理事の責任の一部免除に関する議案を総代会に提出することに対する同意
  2. 組合員による役員の責任を追及する訴えにおいて、組合が被告理事側に補助参加することに対する同意
  3. 組合員による役員の責任を追及する訴えにおいて、裁判所から通知された和解内容の承認
  4. 各監事の報酬
（監事会に対する報告事項）
第13条監事は、次に掲げる事項を監事会に報告するものとする。
  1. 理事、内部監査部門等の職員その他のものからの重要な報告
  2. 監事自らの職務の執行の状況

第3章　監事会

（監事会の構成）
第14条監事会は監事全員をもって構成する。
（監事会の職務）
第15条監事会は次に掲げる職務を行う。
  1. 監事の職務の遂行に関する重要な事項についての協議（監査報告に関する協議を含む）
  2. 監事による監査権限の行使に関しない事項であって監事の合議により決すべきものの決定
（議長）
第16条監事会議長（以下「議長」という。）は、監事の中から互選する。
2議長は、監事会の委嘱を受けた次の事務を遂行する。ただし、議長は、各監事の権限の行使を妨げることはできない。
  1. 監事会の議題設定、意見調整
  2. 監事スタッフの指揮
  3. その他、この規則に定める役割
（特定監事の選任等）
第17条監事は、次に掲げる職務を行う監事（以下「特定監事」という。）を互選する。
  1. 各監事が受領すべき決算関係書類及び事業報告書並びにこれらの附属明細書を理事から受領し、それらを他の監事に対し送付すること
  2. 監事の監査報告の内容を特定理事に対し通知すること
  3. 消費生活協同組合法第31条の9第5項、同法施行規則第133条第1項を踏まえ、前各号の日程について特定理事と合意すること
2組合に常勤の監事をおくときは、常勤の監事が特定監事を務めるものとする。ただし、常勤の監事は、各監事の権限の行使を妨げることはできない。
（開催）
第18条監事会は、1年に2回以上開催する。
（招集者）
第19条監事会は、特定監事が招集し運営する。ただし、各監事が招集し運営することを妨げない。
（招集手続き）
第20条監事会を招集するには、監事会の日の1週間前までに、各監事に対してその通知を発する。ただし、緊急の必要がある場合は、この期間を短縮することができる。
2監事会は、監事の全員の同意があるときは、招集の手続を経ることなく開催することができる。
（監事会における協議）
第21条第15条第1号に定める重要な事項のうち主要なものは、この規則において別に定めるもののほか、次に各号に掲げる事項とする。
  1. 組合員より総代会前に通知された監事に関する質問についての説明、その他総代会における説明に関する事項
  2. 理事会に対する報告及び理事会の招集請求等に関する事項
  3. 総代会提出の議案及び書類その他のものに関する調査結果に関する事項
  4. 理事による組合の目的の範囲外の行為その他法令又は定款違反行為に対する差し止め請求に関する事項
  5. 監事の辞任及び報酬等に関する総代会での意見陳述に関する事項
  6. 組合と理事（理事であった者を含む）間の訴訟に関する事項、その他訴訟への対応に関する事項
（報告に対する措置）
第22条監事会は、次に掲げる報告を受けた場合には、必要に応じ、適切な対処方針等について十分な協議を行う。
  1. 組合に著しい損害を及ぼすおそれのある事実を発見した旨の理事からの報告
  2. あらかじめ理事と協議して定めた事項についての理事又は職員からの報告
（議事録）
第23条監事は、次に掲げる事項を内容とする監事会の議事録を作成するよう努めるものとする。
  1. 開催の日時、場所及び出席した監事の氏名
  2. 議事の経過の要領及びその結果
  3. 第21条各号及び前条各号により監事会において述べられた意見又は発言があるときは、その意見又は発言の内容の概要
  4. 監事会に出席した理事の氏名
  5. 監事会の議長の氏名
2監事が前項の議事録を作成したときは、その議事録を10年間主たる事務所に備え置く。

第4章　監査業務

（理事の職務の執行の監査）
第24条監事は、理事の職務の執行を監査する。
2前項の職責を果たすため、監事は、次の職務を行う。
  1. 監事は、理事会決議その他における理事の意思決定の状況及び理事会の監督義務の履行状況を監視し検証する。
  2. 監事は、理事が内部統制システムを適切に構築・運用しているかを監視し検証する。
  3. 監事は、理事が組合の目的外の行為その他法令もしくは定款に違反する行為をし、又はするおそれがあると認めたとき、組合に著しい損害又は重大な事故等を招くおそれがある事実を認めたとき、組合の業務に著しく不当な事実を認めたときは、理事に対して助言又は勧告を行うなど、必要な措置を講じる。
  4. 監事は、理事から組合に著しい損害が発生するおそれがある旨の報告を受けた場合には、必要な調査を行い、理事に対して助言又は勧告を行うなど、状況に応じ適切な措置を講じる。
3監事は、前項に定める事項に関し、必要があると認めたときは、理事会の招集又は理事の行為の差止めを求めなければならない。
4監事は、理事の職務の執行に関して不正の行為又は法令もしくは定款に違反する重大な事実があると認めたときは、その事実を監査報告に記載する。その他、組合員に対する説明責任を果たす観点から適切と考えられる事項があれば監査報告に記載する。
（会計監査）
第25条監事は、決算関係書類及びその附属明細書が組合の財産及び損益の状況を適正に表示しているかどうかについての意見を形成するために、事業年度を通じて、理事の職務の執行を監視し検証するとともに、組合の資産・負債・純資産の状況及び収益・費用の状況について監査する。
（代表理事との定期的会合）
第26条監事又は監事会は、代表理事と定期的に会合を持ち、代表理事の経営方針を確かめるとともに、組合が対処すべき課題、監事監査の環境整備の状況、監査の重要課題等について意見交換を行い、併せて必要と判断される要請を行うなど、代表理事との相互認識を深めるよう努める。
（監査の手続き）
第27条監事が監査を実施するときは、実施日時、目的、対象を明らかにして代表理事に通知するものとする。ただし、監査の内容により、特に通知する必要を認めない場合はこの限りでない。
2監事は、理事に対して監査のために必要とする諸資料の提出を求めることができる。また、必要に応じて関係者に報告を求めることができる。
（内部監査部門等との連係）
第28条事業連合・各種内部監査・組合が提携する会計の専門家等が内部監査・会計に関する助言等を行っているときは、監事は、それらと緊密な連係を保ち、積極的に情報交換を行い、効率的な監査を実施するよう努めるものとする。
2監事は、事業連合・各種内部監査・組合が提携する会計の専門家等の行う監査・会計指導等の計画書及び報告書等の提出を求めることができる。
（子会社等の調査）
第29条組合に子会社等があるときは、監事は、理事及び職員等から、子会社等の管理の状況について報告又は説明を受け、関係書類を閲覧する。
2監事は、その職務の執行にあたり、子会社等の監査役、内部監査部門等と積極的に意思疎通及び情報の交換を図るように努めなければならない。
3監事は、その職務を行うため必要があるときは、子会社等に対し事業の報告を求め、又はその業務及び財産の状況を調査しなければならない。
（事業連合の調査）
第30条監事は、理事及び職員等から、事業連合に委託した業務の遂行状況について報告又は説明を受け、関係書類を閲覧する。
2監事は、その職務を行うため必要があるときは、事業連合に対し事業の報告を求め、又はその業務及び財産の状況を調査しなければならない。
（代表理事及び理事会への報告）
第31条監事は、監査の実施状況とその結果について、定期的に代表理事及び理事会に報告する。
2監事は、その期の重点監査項目に関する監査及び特別に実施した調査等があるときは、その経過及び結果を代表理事及び理事会に報告し、必要があると認めたときは、助言又は勧告を行うほか、状況に応じ適切な措置を講じなければならない。
（監査報告の作成・通知）
第32条監事は、決算関係書類及び事業報告書並びにこれらの附属明細書を監査して、監査結果を書面または口頭で監事会に報告する。
2監事は、監査結果を監事会に報告するにあたり、理事の法令又は定款違反行為及び後発事象の有無等を確認したうえ、監事会に報告すべき事項があるかを検討する。
3監事は、監事の報告した監査結果に基づき、監事会において審議のうえ、監査意見の一致が図れた場合は監事連名の監査報告書を作成することができる。一致が図れなかった場合は、各監事において監査報告書を作成する。また、監査報告書には、作成期日を記載し、作成した監事が署名又は記名押印する。
4特定監事は、決算関係書類及び事業報告書並びにこれらの附属明細書に係る監査報告の内容を特定理事に通知する。
5前項において、特定監事は、監査報告の内容を、決算関係書類及び事業報告書の全部を受領した日から4週間を経過した日までに特定理事に通知できない場合には、特定理事との間で通知すべき日を伸長する合意をすることができる。

第5章　その他

（規則の改廃）
第33条この規則の改廃は、監事の過半数の同意により行い、総代会の承認を得るものとする。
（施行期日）
1この規則は、2008年5月28日から施行する。
12023年3月1日一部改正施行する。